Một Backstage View mới trong các chương trình chủ đạo cung cấp nhiều chức năng mới và tiết lộ nhiều tùy chọn cũng như các tính năng quan trọng, tất cả các ứng dụng đều có một số tính năng mới. Chẳng hạn như PowerPoint, ứng dụng cung cấp một chức năng mới cho những người trình diễn tránh được một số vướng mắc trong truyền thông thực tế. Cụ thể trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng kết một số điểm nổi bật theo cách sử dụng Office 2010 để các bạn biết được nhiều nhất những tiềm năng của sản phẩm này.

Trong Office 2007, có lẽ vẫn còn một số người còn hoài nghi về tiện ích Ribbon, bên cạnh đó là một số tính năng mới dường như không thuyết phục.

Tuy nhiên Office 2010 sẽ gây ngạc nhiên cho các bạn ở chỗ có sản phẩm này có rất nhiều cải tiến thú vị trong tất cả các chương trình, đặc biệt là PowerPoint với một số tính năng đáng chú ý.

Làm việc trong ứng dụng Word mới

Bắt đầu với Word, có một số tính năng chính sẽ áp dụng cho tất cả các chương trình chính của Office; đó sẽ là khung nhìn Backstage (Backstage view) mới và Copy và Paste Preview.

Khung nhìn Backstage được truy cập với tab File mới trên Ribbon, cung cấp một giao diện trình bày theo bảng một cách toàn diện nhất, giúp ích cho việc thực hiện nhiều nhiệm vụ và quản lý tài liệu hiện hành, gồm có quá trình chuyển đổi, in ấn, lưu, và chuẩn bị chia sẻ (xem hình 1).

Hình 1: Backstage View cung cấp một số tùy chọn làm việc với tài liệu

Copy và Paste Preview là một tính năng thú vị, tính năng này sẽ thay đổi theo ngữ cảnh nó xuất hiện, phụ thuộc vào những gì bên trong Clipboard sẽ được paste và việc định dạng ở nơi nó sẽ được chuyển đến. Về cơ bản, việc đưa chuột qua các tùy chọn sẽ hiển thị cho người dùng một Quick Preview về đoạn văn bản đó sẽ được định dạng thế nào - phù hợp với file nguồn hoặc đích hoặc văn bản đơn thuần trong trường hợp Word.

Có lẽ tính năng thú vị nhất trong Word là panel điều hướng Navigation, đây là tính năng nằm phía bên trái và có thể được mở hoặc đóng bằng tabView.  Panel Navigation tổ chức tài liệu của bạn bằng kiểu tiêu đề, cho phép bạn duyệt các trang bằng diện mạo của chúng, và cũng cung cấp một giao diện hữu dụng khi nhập vào các thuật ngữ tìm kiếm ở trường bên trên. Nó thực sự là một cách thú vị cho việc tìm những gì bạn cần trong các tài liệu dài và tổ chức lại suy nghĩ của bạn.

Điểm mới trong ứng dụng Excel

Tiếp tục chủ đề dữ liệu trực quan (data visualization), các tính năng mới chính trong Excel 2010 sẽ là Sparklines và Slicer.

Sparklines là các biểu đồ nhỏ bên trong một ô (cell) để mường tượng một dải dữ liệu; bạn có thể kết hợp nhiều cell để tạo thành một cell lớn hơn, sử dụng tab Design trong Ribbon để thay đổi chúng (xem trong hình 2).

Hình 2: Sparklines đặt các biểu đồ nhỏ vào các cell

Slicer là một tính năng của Pivot Table, tính năng này cung cấp một giao diện trực quan cho việc lọc dữ liệu từ một trong các trường theo thời gian thực (hình 3).

Hình 3: Slicer cung cấp giao diện trực quan cho Pivot Table

Kích vào mũi tên sổ xuống bên cạnh một trường trong danh sách các trường của Pivot Table sẽ xuất hiện tiện ích Search in Table mới.

Ứng dụng Outlook mới

Outlook có một vài cung cách mới trong bản sửa lại này. Thứ đầu tiên phải kể đến là hiện có một Ribbon để phơi bày ra nhiều tính năng của nó.

Conversation View (xem trong hình 4) cho phép bạn mở rộng bất cứ thông báo nào là một phần của một thread để xem tất cả các thông báo đi liên thông báo được kích (bạn kích vào mũi tên nhỏ ở bên trái của nó).

Hình 4: Khung nhìn Conversation cho phép bạn dõi theo một email thread.

Quick Steps, nằm ở trên đỉnh tab Outlook Home, cho phép bạn gán các quá trình cho các biểu tượng để gửi email đến một ai đó và thực hiện một số nhiệm vụ điển hình khác, hoặc tạo một Quick Steps mới cho riêng bạn.
Khi sử dụng Outlook mail, bạn cũng có thể bổ sung thêm Themes và Colors vào thư của mình. Tính năng Contact Group trong Contacts về cơ bản là một cách mới cho việc tạo danh sách phân phối theo tên từ sổ địa chỉ của bạn.

Cuối cùng, Outlook có một số cách để chia sẻ lịch biểu của bạn trực tuyến bằng cách publish nó đến Windows Live và gửi thư điện tử đến những ai mà bạn muốn chia sẻ các cuộc gặp và cuộc họp của mình.

OneNote đáng lưu ý

OneNote có bổ sung thêm một Ribbon để tiết lộ các tính năng tổ chức của nó. OneNote cũng bổ sung thêm tính năng Navigator trong panel Search để nâng cao việc định vị Sections và Pages với các thông tin quan trọng – chỉ cần kích vào trường Search để mở giao diện trực quan của Notebooks và Sections của bạn.

Quick Filling cho phép bạn xác định một cách nhanh chóng Notebook và Section nào cần bổ sung một mục từ tab Review của PowerPoint hoặc Word, hoặc sử dụng driver Print to OneNote gửi các file vào OneNote từ các chương trình khác. Các nhiệm vụ và các mục được chia tag cũng được tích hợp giữa OneNote và Outlook từ nhóm Outlook trên tab Home của OneNote Ribbon.

Web Apps mới

Bằng cách đăng ký một tài khoản Windows Live, người dùng Office 2010 sẽ có thể truy cập vào các ứng dụng web của các chương trình Office mang tên Web Apps. Web Apps có sẵn cho Word, PowerPoint, Excel, và OneNote (OneNote chưa sẵn sàng nhưng các bản beta của các chương trình khác hiện đã có sẵn).

Cho ví dụ, Excel có một phiên bản mới với hai tab Ribbon; bạn có thể tạo spreadsheet của mình trực tiếp trên mạng trong trình duyệt web, hoặc upload một file và làm việc từ đây (xem hình 5).

Hình 5: Web app của Excel cho phép bạn làm việc online trực tiếp

Khi mở một file ứng dụng web trên desktop của mình, web app là một tùy chọn nằm bên dưới tab File, bạn thậm chí còn có thể lưu những thay đổi của mình cho file trực tuyến để những người dùng khác với sự cho phép có thể làm việc trên cùng một tài liệu.